Llevar un detallado registro de ingresos y gastos sabemos que es muy recomendable. Debemos saber siempre en qué situación financiera nos encontramos, incluyendo los pagos y cobros pendientes o futuros. Pero en los tiempos que estamos, el lápiz y el papel van dejando lugar inevitablemente a los ordenadores.
Existen multitud de programas y aplicaciones informáticas que nos permiten controlar nuestras finanzas.
En primer lugar, las entidades financieras proveen a sus clientes de aplicaciones vía Internet mediante las cuales pueden controlar en todo momento sus cuentas: cobros, pagos, transferencias, recibos, impuestos, etc.
La principal ventaja de estas aplicaciones es que nos permiten controlar nuestras cuentas en todo momento y en cualquier lugar, mediante Internet, o incluso sin PC a través de móvil o teléfono convencional. Las aplicaciones online de las entidades bancarias nos permiten hacer cualquier gestión desde casa (ver artículo sobre la banca electrónica), y además ofrecen informes tanto numéricos como gráficos sobre de dónde vienen nuestros ingresos como de a dónde va nuestro dinero gastado.
Como inconvenientes, podemos destacar que el nivel de detalle de los gastos no es grande, sino en partidas generales o por compañías a las que pagamos. Además, en caso de que seamos clientes de varias entidades no podemos controlar la situación completa de nuestras finanzas sin usar las respectivas aplicaciones de cada banco.
Pero existen otros programas para gestionar nuestras finanzas.
Algunos permiten dividir los ingresos y los gastos según su origen y destino concretos, creando categorías y subcategorías. Por ejemplo, para gastos podemos tener las categorías Alimentación, Ropa, Transporte, Suministros...y para cada categoría otras más concretas hasta el nivel de detalle que deseemos. Por ejemplo, para Alimentación, podemos crear las subcategorías Supermercado X, Supermercado Y...Restaurante X, Restaurante Y, etc. Y para Suministros las subcategorías Compañía de Electricidad X, Compañía de Aguas X, Compañía de teléfonos X, etc. A partir de estos datos, podemos elaborar presupuestos mensuales y límites aceptables de gasto, que en caso de superarse tendremos que estudiar. Así obtendremos en todo momento informes detallados de todos los gastos y sabremos en qué gastamos cada euro.
Un ejemplo de programa de este tipo gratuito podría ser Expensr.
Otros programas basan su funcionamiento en la gestión de las finanzas personales a modo de contabilidad. Igualmente se registran los ingresos y gastos detallados, se pueden poner límites a cada gasto y se pueden estudiar diferentes soluciones para reducir dichos gastos. Un ejemplo es el programa Moneytrackin, también gratuito.
En general, las ventajas de este tipo de programas son que podemos conocer al momento, tanto numérica como gráficamente, nuestra situación financiera y la evolución pasada y prevista de la misma. También podemos establecer presupuestos según unos ingresos y unos gastos delimitados y seguir su cumplimiento o revisarlos y estudiar soluciones si se incumplen.
Como inconveniente principal, decir que todos estos programas son de mayor eficacia cuanto más fiable y exacta sea la información que manejan. Por tanto, todos los ingresos y gastos, por insignificantes que sean, deben ser introducidos en la base de datos del programa. Este trabajo de introducción manual de datos es cansino y requiere de una gran constancia. Especialmente ardua resulta la labor de introducir los datos iniciales para el funcionamiento de los programas. Con posterioridad, sólo debemos preocuparnos de introducir cada gasto o las modificaciones que surjan en ingresos o gastos.
Pero si se es paciente y constante y se introducen todos los datos financieros correctamente y en su momento, la información que podemos obtener con estos programas será muy útil, y tendremos de manera fácil informes y datos que nos ayuden a conocer el estado de nuestra economía.